Wissenswertes rund um erfolgreiches Projektmanagement
- Was ist ein Projekt?
- Die Grundlagen des Projektmanagements
- Was ist Projektmanagement?
- Die Vorteile effektiven Projektmanagements
- Die Geschichte des Projektmanagements
- Die fünf Phasen des Projektmanagements
- Warum scheitern Projekte?
- Sieben Schritte zum perfekten Projektplan
- Methoden des Projektmanagements
- Projektmanagement- Tools
Was ist ein Projekt?
Laut dem Project Management Institute ist ein Projekt ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Anfang und Ende. Beispiele dafür sind etwa die Konzeption einer neuen Website oder die Errichtung eines Hauses.
Jedes Projekt besteht aus mehreren Aufgaben, die in Summe zu einem gemeinsamen Ziel führen. Diese Aufgaben unterliegen gewissen Einschränkungen. Hierzu zählen die Zeit, die Mitarbeiter und die Ressourcen, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Projekte können zudem manuell oder mithilfe von Projektplanung Tool ausgeführt werden.
Ein Projekt durchläuft normalerweise fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Jede Phase beinhaltet bestimmte Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, damit Sie Ihre Projektziele erreichen.
Die Grundlagen des Projektmanagements
Hier sind sechs Begriffe, die jeder Projektmanager kennen sollte:
- Stakeholder: Stakeholder sind Personen, Personengruppen oder Unternehmen, die eine Entscheidung, eine Aktivität oder ein Ergebnis eines Projekts beeinflussen können, davon beeinflusst werden können oder glauben, davon beeinflusst zu werden. In anderen Worten: Stakeholder sind all jene, die ein Interesse am Ergebnis Ihres Projekts haben.
- Ressourcen: Ressourcen sind zur Durchführung der Aufgaben innerhalb eines Projekts erforderlich. Sie können immateriell (Personen und Zeit) oder materiell (Geräte, Materialien und Geldmittel) sein. Die Ressourcen werden meist in der Planungsphase eines Projekts definiert.
- Liefergegenstände: Das sind materielle oder immaterielle Güter oder Dienstleistungen, die als Ergebnis eines Projekts entstehen. Die Definition, Nachverfolgung und Verwaltung von Liefergegenständen sind für den Erfolg Ihres Projekts von maßgeblicher Bedeutung.
- Abhängigkeiten: Das sind die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben. Abhängigkeiten bestimmen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben ausgeführt werden müssen. Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten: Ende-Anfang-Beziehung, Anfang-Anfang-Beziehung, Ende-Ende-Beziehung und Anfang-Ende-Beziehung.
- Zeitpläne: Zeiterfassung ist eine effektive Methode zur Aufzeichnung und Überwachung der Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität im Rahmen eines Projekts aufgewendet wurde. Zeitpläne können anschließend zur Gehaltsabrechnung, Fakturierung oder Prozessoptimierung verwendet werden.
- Das eiserne Dreieck (oder „dreifache Einschränkungen“): Das eiserne Dreieck (auch Projektdreieck genannt) veranschaulicht die Wechselwirkung der drei Haupteinschränkungen bei Projekten: Umfang, Zeit und Kosten. Diese drei Einschränkungen sind voneinander abhängig. Wird eine verändert, wirkt sich dies auf eine der anderen (oder beide) aus.
Was ist Projektmanagement?
Einfach gesagt, ist Projektmanagement die Fähigkeit, ein oder mehrere Projekte auszuführen. Macmillan’s Dictionary meint dazu: Projektmanagement beinhaltet die Planung und Organisation der Arbeitsabläufe, die für ein Projekt nötig sind. Unter anderem werden dabei die Höhe der Geldmittel, die Zeit und die Anzahl der erforderlichen Personen festgelegt.
All das übernimmt normalerweise der Projektmanager. Die Aufgabe dieser Funktion besteht vereinfacht gesagt darin, die Strategie (Planung) mit den Tätigkeiten (Ausführung) zu kombinieren, damit das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden kann. Zuerst müssen die Schritte eines Projekts geplant und mit den Stakeholdern die strategischen Ziele bestimmt werden. Dann erfolgt die Ausführung des Plans entsprechend den verfügbaren Ressourcen (Materialien, Personen etc.) und Einschränkungen (Umfang, Zeit und Kosten).
Wichtiger Hinweis: Effektives Projektmanagement erfordert effektives Aufgabenmanagement. Projekte werden oft in kleinere, leichter kontrollierbare Teile aufgespaltet (Aufgaben, Aktivitäten oder Meilensteine). Da der Erfolg eines Projekts zum Großteil davon abhängt, dass die einzelnen Aufgaben zeitgerecht fertiggestellt werden, werden diese oft nach ihrer Dringlichkeit geordnet auf einer Zeitleiste eingetragen. Dabei ist es wichtig, diesen Zeitplan einzuhalten und Aufgaben entsprechend den Abhängigkeiten und Prioritäten auszuführen, damit ein plangemäßer Fortschritt des Projekts gewährleistet werden kann.
Natürlich profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, wenn Sie Ihre Projekte effektiv managen:
- Die Erwartungen aller Stakeholder werden erfüllt
- Ordnung und Klarheit
- Ein klarer Fokus und ein definiertes Ziel
- Die Ressourcen werden maximiert
- Eine realistische Projektplanung wird erstellt
- Qualitätskontrolle wird gewährleistet
- Risiken werden gehandhabt
- Der Überblick wird gewahrt
- Die Gefahr des Fehlschlagens wird reduziert
- Erfolge und Fehlschläge werden gesteuert (und es können daraus Lehren gezogenen werden!)
Diese Pluspunkte motivieren wiederum Ihre Mitarbeiter, was natürlich im Gegenzug die Qualität Ihrer Projekte verbessert. Sie gewinnen also auf der ganzen Linie.
Die Geschichte des Projektmanagements
„Projektmanagement“ wird zwar gemeinhin als modernes Konzept erachtet, Tatsache ist jedoch, dass es bereits zu den Zeiten der Cheops-Pyramide (2580–2560 v. Chr.) oder sogar Stonehenge (3100 v. Chr.) bekannt war. Man könnte sogar behaupten, dass es sich auch bei der Mammutjagd um eine Form von Projektmanagement handelte – zumindest wenn sie sorgfältige, wohl überlegte Konzeption, Zeitplanung und Ausführung beinhaltete.
Machen wir einen riesigen Zeitsprung zum Beginn des 20. Jahrhunderts, wo die ersten echten Methoden entstanden. So entwickelte Henry Gantt im Jahr 1917 das Gantt-Diagramm, das für große Infrastrukturprojekte wie die Hoover-Talsperre und das Autobahnnetz „Interstate Highway System“ in den USA verwendet wurde. Bis heute sind Gantt-Diagramme ein wesentliches Projektmanagement-Tool für zahlreiche Kleinunternehmen.
Doch nach allgemeinem Verständnis begann die Geschichte des modernen Projektmanagements erst in den 1950er-Jahren. Zunächst wurde 1957 die Methode des kritischen Pfads (Critical Path Method) eingeführt und 1958 die Program Evaluation and Review Technique (PERT, auch Ereignis-Knoten-Darstellung genannt). Letztere Methode wurde vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium zur Durchführung des Polaris-Projekts verwendet.
In der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts wurden Projekte oftmals mithilfe von selbst entwickelten Methoden und Prozessen ausgeführt. Das änderte sich jedoch 1998 mit der Anerkennung des vom Project Management Institute herausgegebenen PMBOK Guide (Guide to the Project Management Body of Knowledge) als ANSI-Standard. Auch in den vergangenen Jahren gab es nennenswerte Neuerungen im Projektmanagement. Die Einführung des ISO Standard for Project Management (ISO 21500) ist nur ein Beispiel dafür.
Doch die einschneidendste Veränderung brachte wohl der Aufstieg des Computers, der die Produktivität steigerte und die Kommunikation verbesserte. Dank der technologischen Weiterentwicklung wurde in den 90er-Jahren schließlich das Internet für die Allgemeinheit verfügbar. Das Wachstum des Internets führte schließlich zum Entstehen von webbasierten Programmen, mit denen Projekt management Online verwaltet werden können.
Heute sind diese Anwendungen auch auf Mobilgeräten verfügbar. Und durch die Entwicklung computergesteuerter Optionen und komplexer Algorithmen können Projektmanager heute mehr Arbeit in weniger Zeit mit weniger Fehlern als je zuvor erledigen.
Professionelles Projektmanagement erfordert diszipliniertes Vorgehen. Auch wenn jedes Projekt anders ist, gibt es zahlreiche allgemeine Grundsätze, an die Sie sich halten sollten, um Ihre Erfolgschancen zu optimieren.
Laut dem Bericht 2018 des Project Management Institute werden 9,9 % der Geldmittel wegen der mangelhaften Durchführung von Projekten verschwendet.
Stellen Sie sich deshalb vor und während eines Projekts die folgenden Fragen:
- Was muss gemacht werden?
- Wann sollte es gemacht werden und in welcher Reihenfolge?
- Wo steht das Projekt im Moment?
Die fünf Phasen des Projektmanagements
Die unterschiedlichen Rollen im Projektmanagement
Das Projektmanagement wird selten nur von einer Person ausgeführt. Hier ist eine Liste der wichtigsten Funktionen:
1. Projektmanager: Die Person, die das Team leitet und die Arbeit koordiniert. Sie führt das Projekt durch die einzelnen Phasen und vertritt das Projekt gegenüber den Stakeholdern. Außerdem ist sie verantwortlich für die Definition des Projektumfangs und schließlich für die Planung des Projekts.
2. Projektsponsor: Diese Person (oft eine Führungskraft) trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt. Sie hat das Projekt initiiert oder hatte zumindest die Idee dazu. Das Hauptaugenmerk des Projektsponsors liegt darauf sicherzustellen, dass das Projekt die vereinbarten Vorteile und Ergebnisse liefert.
3. Externer Berater: Es ist nie eine schlechte Idee, Außenstehende in ein Projekt einzubeziehen. Diese haben andere Perspektiven und liefern neue Ansätze, sollten Sie auf Ihrem Weg festgefahren sein.
4. Mitarbeiter: Als Experten ihres Fachs sind die Mitarbeiter die treibende Kraft hinter dem Erfolg eines Projekts. Jeder Mitarbeiter ist für die Fertigstellung einer Teilaufgabe des Projekts zuständig.
5. Stakeholder: Eine Person oder eine Personengruppe, die ein persönliches Interesse am Projekt hat. Dabei könnte es sich um eine interne Gruppe oder eine Agentur innerhalb des Unternehmens handeln. Bei öffentlichen Bauvorhaben könnte dies aber auch einfach die allgemeine Öffentlichkeit sein. Der Projektmanager kommuniziert während des Projekts mit den Stakeholdern, holt aktiv Feedback zu Liefergegenständen und Leistungen ein und handhabt die Erwartungen der Stakeholder.
6. Kunde: Oft ist der Kunde nicht Teil des Unternehmens, das ein Projekt ausführt, sondern ist Geldgeber für das Endergebnis. Der Kunde definiert den Wert des Projekts. Deshalb ist diese Rolle nicht zu unterschätzen – egal ob es sich um eine Einzelperson, ein Team oder eine Drittpartei handelt. Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, sollten die Projektziele mit den Erwartungen und Wünschen des Kunden abgestimmt werden.
Was ist ein Projektmanager?
Wie zuvor erwähnt, führt der Projektmanager ein Projekt von einer Phase zur nächsten. Er vertritt das Vorhaben gegenüber den Stakeholdern. Außerdem definiert er den Umfang eines Projekts und plant schlussendlich seine Ausführung.
Ein Projektmanager bestimmt, welche Aufgaben zum Erreichen der Projektziele nötig sind. Er stellt ein Team zusammen, besorgt die nötigen Tools und legt für die Aufgaben einen klaren Zeitplan fest.
Zusätzlich kümmert sich der Projektmanager um die Sicherung des Budgets, die Steuerung der Risiken und die Überwachung des Projektfortschritts und sorgt dadurch dafür, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben ungehindert innerhalb des Zeitplans erledigen können.
Wichtig ist zu betonen, dass ein Projektmanager zwar das Team und das Projekt leitet, er aber nicht das letzte Wort hat. Der Projektmanager hat für seine Projektidee einen Projektsponsor oder Stakeholder gewonnen und informiert diese laufend über den Fortschritt des Projekts.
Im Allgemeinen sind Projektmanager hervorragend organisierte, zielorientierte und dynamische Persönlichkeiten. Sie können gut unter Druck arbeiten, Führung bieten und wissen, wie sie Menschen motivieren. Neben sozialen Kompetenzen ist Kommunikationsstärke eine weitere zentrale Voraussetzung. Und damit kommen wir direkt zum nächsten Punkt:
Warum scheitern Projekte?
Mittlerweise sollte klar sein, dass das Projektmanagement eine enorm anspruchsvolle Tätigkeit sein kann, insbesondere wenn mehrere Projekte gleichzeitig zu bewältigen sind. Dabei gibt es viele Gründe, warum Projekte missglücken können:
1. Schlechte Kommunikation
Mangelhafte Kommunikation ist der häufigste Grund, warum Projekte nicht das gewünschte Ergebnis erzielen oder komplett misslingen. Dies kann viele Ursachen haben:
- Sprachbarrieren
- Unvereinbare Persönlichkeiten
- Arbeitsplatzfaktoren
- Schlechte Kommunikationskanäle
Auch die Konsequenzen schlechter Kommunikation sind vielfältig:
- Abweichende Erwartungen (und Enttäuschung)
- Angeschlagene Egos
- Stress
- Mangelnder Überblick
- Kurzfristig vorgebrachte Wünsche
- Zeitdruck
2. Schlechte Planung (da ist der Misserfolg ist schon vorprogrammiert)
Die Planung wird manchmal als minderwertige Aufgabe erachtet, als notwendiges Übel, das aber keinen unmittelbaren Mehrwert bringt. Wenn Sie jedoch den Umfang, die Zuständigkeiten und den Zeitplan nicht genau festlegen, geraten Sie später in ersthafte Schwierigkeiten. Ohne gute Planung riskieren Sie:
- Zu wenig finanzielle Unterstützung
- Knappe Ressourcen und zu wenig Zeit
- Verpasste Fristen
- Unzufriedene Mitarbeiter oder Kunden
3. Mangelnder Überblick über die Details
Wie viel Ihres Budgets ist noch übrig? Wer ist wofür verantwortlich? Sind Sie noch immer auf Kurs, um Ihre Fristen einzuhalten?
Was könnte bei einem Status-Meeting schlimmer sein als betretenes Schweigen? Ein Wissensvakuum fördert nicht gerade das Vertrauen. Schlimmstenfalls könnte sogar Ihr gesamtes Projekt zu Fall kommen.
4. Verwendung der falschen Tools
Projektmanager verwenden oft mehrere Tools, um die Arbeitsaufträge, Mitarbeiter, Liefergegenstände und deren Fortschritte im Auge zu behalten. Doch in vielen Fällen:
- Ist die Software nicht flexible genug für das Projekt
- Bremst die Software den Arbeitsprozess aufgrund ihrer hohen Komplexität
Das Ergebnis fühlt sich dann etwa so an, als würde man versuchen, mit einer Gabel Suppe zu essen.
5. Mangelnde Überwachung und Kontrolle
Angenommen, Sie haben mit der Projektausführung begonnen und verfügen über einen krisenfesten Zeitplan, aktualisieren diesen Plan aber nie. Nach kurzer Zeit würden die den Überblick verlieren, weil:
- Fristen sich verschoben haben
- Aufgaben getauscht wurden
- Ressourcen neu zugeteilt wurden
Um zu gewährleisten, dass alles nach Plan verläuft, sollten Sie regelmäßige Prüfungen durchführen und nach Bedarf Änderungen vornehmen. Das bedeutet, dass Sie häufig mit Ihren Mitarbeitern Rücksprache halten müssen, um sicherzugehen, dass der Arbeitsfluss nicht ins Stocken gerät.
6. Kein Risikomanagement
Da jedes Projekt einzigartig ist, sollte Unberechenbarkeit immer als Faktor berücksichtigt werden. Die Qualifizierung und Quantifizierung dieses Faktors und die proaktive Überlegung, was schief gehen könnte und wie Sie im Falle des Falles reagieren, nennt sich „Risikomanagement“. Und ja, auch das gehört zu den Aufgaben eines Projektmanagers.
7. Änderungen im Umfang (oder „Scope Creep“)
Ein altbekanntes Szenario: Ein Stakeholder bittet Sie um eine „kleine Änderung“ oder eine „minimale Erweiterung“ im Umfang – wirklich so klein, dass das Budget oder die Zeitplanung unmöglich betroffen sein kann. Richtig? Falsch!
Jedes Projekt ist ein heikler Balanceakt zwischen den „dreifachen Einschränkungen“ Umfang, Zeit und Kosten. Die Änderung eines dieser Faktoren bewirkt unweigerlich auch die Änderung eines (oder beider) anderen: Wenn sich der Umfang ändert, müssen Fristen nach hinten verschoben werden oder die Projektkosten steigen.
Sieben Schritte zum perfekten Projektplan
Hier ist eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten bei der Projektplanung:
1. Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts
Hiermit beginnt jedes Projekt. Als ersten Schritt sollten Sie alle Stakeholder einbeziehen und mit ihnen die Anforderungen, Erwartungen und Eckpunkte des Projekts besprechen. Dazu zählen:
- Der Umfang
- Das Budget
- Der Zeitrahmen
Halten Sie diese Informationen in Ihrem Projektplan fest, damit alle Beteiligten am selben Informationsstand sind und das Risiko kostspieliger Missverständnisse minimiert werden kann.
TIPP: Achten Sie darauf, dass Sie weniger versprechen als Sie halten. Nehmen Sie die Forderungen der Stakeholder genauer unter die Lupe und versuchen Sie zu erkennen, welche zugrunde liegenden Vorteile sich diese erwarten. Und genau die sollte Ihr Projekt liefern.
2. Unterteilen Sie Ihr Projekt in Phasen, Meilensteine und Aufgaben
Bestimmen Sie anschließend den zeitlichen Ablauf Ihres Projekts. Was sind die ersten wichtigen Aufgaben, die Sie in Angriff nehmen, und welche Aufgabe steht ganz am Schluss? Mehrere miteinander verwandte, kleinere Aufgaben können in größere Meilensteine zusammengefasst werden. Die Unterteilung des Projekts in handliche, realisierbare Abschnitte verhindert, dass sich Ihr Team von der Arbeitslast überwältigt fühlt, und gewährleistet eine reibungslose Durchführung.
3. Kalkulieren Sie grob die erforderlichen Ressourcen
Wie viele Mitarbeiter und welche Ressourcen benötigen Sie für Ihr Projekt? Seien Sie bei dieser Überlegung möglichst realistisch: Sie möchten weder knausern noch prassen. Denn beides gefährdet den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts.
4. Stellen Sie Ihre Ressourcen zusammen
Jetzt, wo Sie wissen, welche Ressourcen Sie benötigen, ist es an der Zeit, die richtigen Personen an Bord zu holen. Vergewissern Sie sich, dass alle die richtigen Tools zur Ausführung ihrer Aufgabe verfügbar haben. An diesem Punkt sollten Sie auch die unterschiedlichen Abschnitte des Projekts gruppieren und organisieren.
5. Verknüpfen Sie Aufgaben miteinander
Bevor Sie mit der Erstellung des Zeitplans beginnen, müssen Sie bestimmen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind. Anders ausgedrückt: Welche Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor eine andere begonnen werden kann? Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten:
- Ende-Anfang-Beziehung: Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Beispiel: Bevor Sie eine Straße bauen können (Aufgabe B), müssen Sie Land kaufen (Aufgabe A).
- Anfang-Anfang-Beziehung: Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B beginnen kann.
Beispiel: Bevor Sie mit den Asphaltierungsarbeiten beginnen können (Aufgabe B), müssen Sie die Straße aufgraben (Aufgabe A).
- Ende-Ende-Beziehung: Aufgabe A muss abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann.
Beispiel: Bevor Sie die Fahrbahnmarkierung anbringen können (Aufgabe B), muss der Asphalt aufgetragen worden sein (Aufgabe B).
- Anfang-Ende-Beziehung: Aufgabe A muss beginnen, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann. Beispiel: Bevor Sie die Fahrbahnmarkierung anbringen können (Aufgabe B), müssen Sie mit dem Aufgraben der Straße beginnen (Aufgabe B).
6. Erstellen Sie einen Zeitplan
Sammeln Sie alle in Schritt 2 und 5 zusammengetragenen Informationen und tragen Sie die unterschiedlichen Aktivitäten in Gruppen zusammengefasst auf einer Zeitleiste ein. Reihen Sie dabei alle Aufgaben und Meilensteine jeder Projektphase auf übersichtliche Weise aneinander. Legen Sie für wichtige Meilensteine und Liefergegenstände fixe Fristen fest.
TIPP: Wenn alles gleich wichtig ist, wird alles unwichtig. Die Priorisierung ist deshalb in dieser Projektphase ausschlaggebend für die erfolgreiche Ausführung. Sollte Ihnen das schwer fallen, versuchen Sie es mit einer Eisenhower-Matrix und sortieren Sie Aktivitäten auf der Basis ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit.
7. Dokumentieren Sie alles
Wie wichtig es ist, alle Details festzuhalten, kann nicht stark genug betont werden. Alle Mitarbeiter des Projektteams sollten jederzeit in der Lage sein, den Status aller Aufgaben, Meilensteine oder Liefergegenstände einzusehen, für die sie verantwortlich sind. Vergessen Sie außerdem nicht, die Dauer der einzelnen Aufgaben festzuhalten. Auf diese Weise können Sie Fristen und Budgets für künftige Projekte besser einschätzen.
Erstellen Sie Ihren eigenen Projektplan
Die Projektplanung sollten Sie weder unterschätzen noch fürchten: Im Prinzip geht es um das Zusammentragen aller nötigen Bestandteile und deren Anordnung auf einer realistischen Zeitleiste. Egal ob Sie begeisterter Projektmanager sind oder versehentlich in diese Rolle geschlittert sind: Das oben beschriebene Konzept funktioniert für alle Projektmanager oder Branchen.
So erstellen Sie einen einwandfreien Projektplan (kostenlose Vorlage)
Methoden des Projektmanagements
Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Vorgehensweisen bei der Durchführung von Projekten bewährt. Hier finden Sie die gängigsten. Sie sind in der Reihenfolge ihres Auftretens aufgelistet:
Wasserfallmodell
Das Wasserfallmodell basiert auf einer festen Reihenfolge. Das bedeutet, dass alle Phasen oder Aufgaben im Projekt nahtlos aufeinander folgen: Zuerst ermitteln Sie die Anforderungen für ein Projekt, dann bestimmen Sie das Design, entwickeln die Lösung, testen und implementieren sie und beginnen anschließend mit der Wartung. Es gibt also keine Überschneidungen.
Empfehlenswert bei: Projekten mit klaren Anforderungen oder wenigen zu erwartenden Änderungen („Scope Creep“).
Sollte vermieden werden: Wenn Sie nicht wirklich wissen, wohin Sie das Projekt führen wird, und wenn die Anforderungen anfangs noch nicht genau definiert sind.
Agile
Das agile Modell ermöglicht Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei sich ändernden Anforderungen. Die Arbeit erfolgt in kurzen Zyklen, auch „Sprints“ genannt, in engen fest definierten Zeitfenstern. Die Mitarbeiter versuchen möglichst viel ihrer Aufgaben zu erledigen, bevor sie sich der nächsten Projektphase widmen.
Empfehlenswert bei: Projekten, die rasche Ergebnisse liefern sollen, auf denen aufgebaut wird
Sollte vermieden werden: Wenn Sie in einem traditionellen Bereich oder an einem großen Projekt arbeiten (da es beim agilen Modell schwieriger ist, die Zeitdauer einzuschätzen).
Scrum-Modell
Das Scrum-Modell basiert auf dem agilen Modell, verlangt aber ein weniger komplexes Projektmanagement. Dieses Modell erlaubt die Überschneidung von Aufgaben. Außerdem ist dieses Modell ideal, wenn erwartet wird, dass Sie während des Prozesses Änderungen vornehmen. Das Scrum-Modell besteht im Grunde aus der Aneinanderreihung von Sprints, wobei vor jedem Sprint überprüft wird, ob sich die Anforderungen der Stakeholder verändert haben.
Empfehlenswert bei: Projekten mit iterativen Prozessen, z. B. bei der Produktentwicklung
Sollte vermieden werden: Wenn sich Anforderungen nicht ändern dürfen oder wenn Ihr Unternehmen nicht bereit ist, sich voll und ganz auf diese Methode einzulassen.
Diese drei Projektmanagement-Methoden sind natürlich nur ein kleiner Auszug. Es gibt noch viele weitere Modelle.
Projektmanagement- Tools
Glücklicherweise haben wir uns seit den Zeiten der Ad-hoc-Planung oder mühevoll von Hand erstellten Projektpläne weiterentwickelt. Die Geburt des Internets begünstigte das Entstehen verschiedenster hilfreicher Ressourcen, sodass wir heute eine breite Palette von Projekt management programm zur Verfügung haben, die uns bei unseren Aufgaben helfen.
Doch warum sind diese Programme so nützlich? Welche Vorteile bieten sie gengenüber den herkömmlichen Methoden des Projektmanagements?
Die Vorteile von Software
Zu den wichtigsten Vorteilen von Projektmanagement Tools zählen:
- Standardisierte Verfahren im Projektmanagement
- Fundiertere Entscheidungen
- Optimale Zuordnung von Ressourcen
- Verbessertes Aufgabenmanagement und Transparenz
- Vereinfachung von Risikomanagement, Prognosenerstellung und Budgetierung
- Einsparungen bei Zeit und Geld
- Effiziente Zusammenarbeit im Team
- Verbesserte Kundenzufriedenheit
Mit Software können Sie Informationen zentral bündeln, geplante Aufgaben verfolgen, Einblicke in die Arbeitsauslastung erlangen und Änderungen vornehmen, ohne den Fokus zu verlieren. Doch welche der zahlreichen angebotenen Funktionen benötigen Sie wirklich?
8 Wesentliche Funktionen von Softwaree
Planung
Die Planungsfunktion ist eine Kernkomponente von Projektmanagement. Die Software muss Ihnen ermöglichen, geplante Aufgaben und Fristen im Auge zu behalten. Ein gemeinsam genutzter Teamkalender kann ebenfalls von großem Nutzen sein, ebenso wie automatische Benachrichtigungen von bevorstehenden Fristen.
Besonders innovative Tools ermöglichen es Ihnen auch, Aufgaben und Zuständigkeiten bestimmten Mitarbeitern unter Berücksichtigung der Arbeitslast und der Zeitplanung zuzuweisen.
Aufgabenmanagement
Das Aufgabenmanagement ist eine Grundfunktion der meisten Tools. Mit einem guten Aufgabenmanager können Sie Projekte in Meilensteine und Aufgaben unterteilen und diese wiederum mit Fristen und Budgets verknüpfen. Fortschrittlichere Tools bieten sogar den „kritischen Pfad“: die Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden müssen, damit das Projekt die gewünschten Fortschritte macht.
Zusammenarbeit und Kommunikation
Der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten ist reibungslose Kommunikation. Tools dienen dabei als Schaltzentrale für wichtige Daten und Projektinformationen.
Manche erleichtern auch den Informationsaustausch mit Kunden. Somit stellen sie eine simple Möglichkeit dar, um Kunden Transparenz in Bezug auf den Projektfortschritt zu bieten, ohne Zeit mit unzähligen Meetings zu verschwenden.
Reporting
Berichte und Statistiken helfen Ihnen, Einblicke in frühere oder aktuelle Projekte zu gewinnen. Warum haben Sie das Budget überschritten? Warum wurde eine Frist verpasst? Aus diesen Informationen können Sie wichtige Erkenntnisse ziehen und Ihre Arbeitsprozesse verbessern.
Budget- und Ressourcenmanagement
Die besten Tools bieten spezielle Funktionen zum Ressourcenmanagement. Sie erhalten damit einen Überblick über belegte Sitzungsräume, geplante und verwendete Ressource sowie deren Kosten. Die Software ermöglicht Ihnen dadurch, das Budget einzuhalten sowie doppelte Reservierungen und Engpässe bei Ressourcen zu vermeiden.
Zeiterfassung
Dank Funktionen zur Zeiterfassung können Sie feststellen, welche Aufgaben im Projekt am meisten Zeit in Anspruch nahmen. Und das hilft Ihnen wiederum bei der Kosten- und Zeiteinschätzung für künftige Projekte. Viele Tools bieten eine einfache Zeiterfassung. Doch die Möglichkeit, unterschiedliche Stundensätze festzulegen oder Ihrer Rechnung verrechenbare Stunden automatisch hinzuzufügen, kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen.
Mobiler Zugriff
Hierbei handelt es sich oft um eine abgespeckte Version von Online Tools. Eine mobile App bietet Remote-Zugriff für Mitarbeiter, die unterwegs sind, z. B. auf Geschäftsreise. Sie haben damit die Möglichkeit, unabhängig von Ihrem Standort Aufgaben oder Meilensteine zu aktualisieren, gearbeitete Stunden zu erfassen und zu fakturieren und Ihr Team mit den neuesten Informationen zu versorgen.
Integrationssoftware
Abgesehen von Ihrem Programm verwenden Sie und Ihr Team sicherlich auch andere Tools, wie etwa individuelle E-Mail-, Kalender- oder CRM-Anwendungen. Die Verbindung dieser mit Ihrer Software sorgt für verbesserte Transparenz, da Informationen unmittelbar verfügbar sind und Datensilos vermieden werden.